สร้างทีมอย่างมั่นใจ: ค่อยขึ้นบันได ... ไม่กระโดด

ตีพิมพ์ในคอลัมน์ มหาสมุทรแห่งปัญญา
หนังสือพิมพ์กรุงเทพธุรกิจ ฉบับประจำวันที่ 1 กรกฎาคม 2550

ในสถานการณ์แบบอุดมคติที่เราเลือกได้ ผมเชื่อว่าเราทุกคนเมื่อต้องทำงานยากๆ มีโจทย์ที่ท้าทายให้แก้ หรือถึงคราวได้สร้างสรรค์งานที่อาศัยจินตนาการสูง เราย่อมปรารถนาการทำงานร่วมกันกับเพื่อนที่เข้าขาและรู้ใจ เป็นทีมที่เราทั้งมั่นใจและไว้เนื้อเชื่อใจด้วย

แต่ในโลกของความเป็นจริงแล้ว บ่อยครั้งหรือเกือบทุกครั้งเราเลือกไม่ได้ ในวัยเรียนก็เป็นเพราะแบ่งกลุ่มแบบสุ่ม หรือลำดับไปตามเลขที่ประจำตัว พออยู่ในวัยทำงานยิ่งไม่อาจเลือกเพื่อนร่วมงานได้เลย หลายๆ ครั้งเหมือนถูกจับหรือถูกจัดให้ทำงานกับคนกลุ่มใหม่ที่ไม่คุ้นเคย การทำงานเป็นทีมก็เกิดความประดักประเดิด ตะกุกตะกัก รีๆ รอๆ เก้ๆ กังๆ ไม่มั่นใจ หากปรับจูนกันเข้าที่ได้ทันก็ดีไป แต่ทำให้เสียเวลา เสียประสิทธิภาพในการทำงานไปไม่น้อย

ในสถานการณ์เช่นนี้ล่ะ เราควรจะทำอย่างไร จะเริ่มต้นสร้างทีมอย่างไรดี?

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนได้อธิบายและให้เทคนิควิธีการทำงานเป็นทีมไว้ บ้างก็ให้หลักการง่ายๆ บ้างก็เป็นแนวคิดทฤษฎีทางการบริหารจัดการ บริษัทห้างร้านจำนวนมากก็ส่งผู้บริหารและพนักงานของตนไปเข้าฝึกอบรมเรื่องนี้ ได้ผลบ้างไม่ได้ผลบ้าง แต่ที่แน่นอนคือมีรายละเอียดให้จดจำมากทีเดียว

แต่เมื่อไม่นานมานี้ผมเพิ่งได้พบว่ามีแผนภาพง่ายๆ ใช้อธิบายความเป็นมาและเป็นไปของการทำงานเป็นทีม และน่าจะทำให้ทุกคนเข้าใจร่วมกันได้ไม่ยาก



แผนภาพนี้มีชื่อว่า “บันไดสู่ทีมที่มีประสิทธิภาพ” ซึ่ง ดร. ปีเตอร์ เฮิรซ์ท ผู้เชี่ยวชาญด้านจิตตปัญญาศึกษา มหาวิทยาลัยมหิดล และอดีตรองอธิการมหาวิทยาลัยนาโรปะ มลรัฐโคโลราโด ได้นำมาบรรยายให้ฟังในงานจิตตปัญญาเสวนา ครั้งที่ ๖ ณ วัดญาณเวศกวัน เมื่อไม่นานมานี้

ลองมาดูไปพร้อมกันไหมครับ เทียบกับงานที่ทำในปัจจุบันของเราแต่ละคนกันก็ได้ ว่าตัวเราตอนนี้อยู่ในขั้นไหน ข้ามบันไดมาได้กี่ขั้นแล้วบ้าง

ดร. ปีเตอร์ เล่าว่าก่อนจะทำงานยากๆ หรือท้าทาย ควรได้จัดกระบวนการหรือสร้างให้สมาชิกในทีมทุกคนรู้สึกปลอดภัยเป็นเบื้องต้น เพราะในยามที่เราจะเริ่มต้นงานหนึ่งๆ เรามักจะมีคำถามในใจเกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นคำถามทำนองว่า เราทำอะไรได้มากน้อยแค่ไหนให้งานนี้ เรารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมหรือกลุ่มนี้ไหม? แล้วเราเกี่ยวข้องกับงานหรือโครงการนี้หรือเปล่า? คำถามเหล่านี้ล้วนแต่เป็นคำถามจำพวก “ฉันคือใคร?” (Who Am I?) นั่นเอง

ถ้าหากว่าเราไม่รู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีม หรือมาผิดงาน ประเภทจดหมายผิดซอง เราก็ย่อมไม่มีความมั่นใจ ไม่รู้สึกถึงความปลอดภัย (Safety) เราไม่ยอมเปลืองตัวออกไปทำร่วมอะไรแน่นอน

เมื่อเราสามารถสร้างความมั่นใจ ความปลอดภัย ยืนยัน นั่งยันให้กับสมาชิกในทีมทั้งหมดได้แล้วว่าเป็นทีมเดียวกันแน่ ขั้นต่อมาคือการสร้างความไว้วางใจ ได้รู้จักเพื่อนคนอื่นในทีมมากกว่าเพียงแค่ชื่อ ตำแหน่งและความเชี่ยวชาญของเขา แต่ได้เห็นและเข้าใจถึงความรู้สึกและเจตนารมณ์ของแต่ละคน เห็นถึงข้อดีที่จะช่วยเสริมเราได้ ยอมรับข้อจำกัดที่เขามี

หลังจากตอบตัวเองได้ว่าฉันคือใคร? แล้ว คำถามว่า “คุณคือใคร?” (Who Are You?) จึงเปิดพื้นที่ไปสู่การเข้าใจเพื่อนร่วมทาง และนำไปสู่ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน (Trust)

รู้เขารู้เราแล้ว แต่ถ้ายังไม่เห็นว่าจะเป็นคนร่วมแนวเป็นพวกเดียวกัน อย่างนี้อาจจะกลายเป็นรู้ทันมากกว่าครับ ไม่สามารถขึ้นไปสู่บันไดขั้นที่สามได้แน่นอน เพราะคำถามในขั้นนี้คือ “พวกเราคือใคร?” (Who Are We?) จะว่าไปแล้วก็เป็นการหลอมรวมความเป็นตัวเราแต่ละคนในทีมเข้าไว้ด้วยกัน เกิดความรู้สึกขึ้นในใจว่าต่างคนล้วนเป็นสมาชิกของกลุ่ม ไม่ใช่เป็นสมาชิกเพราะมีคำสั่งมา หรือเพราะว่าจับสลากได้หมายเลขเดียวกัน

เมื่อนั้นจึงจะนำไปสู่ความใกล้ชิดสนิทสนม (Intimacy) การพูดจากันก็ลื่นไหล ไม่ต้องอธิบายหรือดูรายละเอียดกันไปทุกเรื่อง ประมาณว่ามองตาก็รู้ใจนั่นเลยครับ การรู้สึกว่าเป็น “ทีมเดียวกัน” นี้ทำให้บางทีเรื่องยากๆ ที่คนไม่สนิทกันคุยกันต้องใช้เวลานานทีเดียวกว่าจะรู้เรื่อง แต่ถ้ารู้จักมักจี่กัน ยกหูโทรหากันกริ๊งเดียวก็เสร็จเรื่องแล้ว

แม้รู้จักตัวเองดี เข้าใจคนอื่น และยอมรับเป็นทีมเดียวกันแล้ว ก็ยังไม่พอครับ จู่ๆ มีงานโยนลงมาให้ทำเลยนั้นก็อาจจะไม่สำเร็จลุล่วงได้ ถ้าขาดความชัดเจนว่าจะต้องทำอะไร บางทีดูเหมือนเป็นงานง่ายๆ แต่ถ้าไม่ได้ตีโจทย์ให้แตกว่าต้องการบรรลุผลอะไรก็เสียแรงไปมาก บันไดขั้นต่อมาจึงเป็นคำถาม “โจทย์คืออะไร?” (What’s the Job?)

เด็ดยิ่งกว่าไม่รู้ตัวว่าภารกิจนั้นต้องทำอะไรกันแน่ คือการที่คนกลุ่มหนึ่งถูกมอบหมายให้งานเรื่องหนึ่งไปทำ เรียกได้ว่าไม่ทันได้เหยีบย่างขึ้นบันไดขั้นที่หนึ่งสองสามเลยก็กระโดดผลุงไปอยู่ที่ขั้นที่สี่นี้แล้ว

ในความเป็นจริง เราก็ต้องเจอสถานการณ์แบบที่ต้องทำงานด้วยกันเลย โดยยังไม่ได้สร้างความเป็นทีมหรือเป็นชุมชนอยู่เสมอๆ เราสามารถทำกระบวนการสร้างทีมควบคู่หรือคู่ขนานกันไปกับกระบวนการทำงานได้ เพียงแต่จะต้องใส่ใจกับกระบวนการด้วย เพราะไม่ใช่ว่าคุณสมบัติของความเป็นทีมที่เข้มแข็งมีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นมาเอง ไม่ว่าจะเป็นความปลอดภัย ความไว้เนื้อเชื่อใจ หรือความใกล้ชิดสนิทสนม

ขั้นที่สี่นี้ดูเหมือนทุกอย่างจะเป็นไปได้ด้วยดี ถ้าการทำงานเป็นทีมเปรียบเสมือนมาลงพายเรือลำเดียวกันแล้ว ในขั้นนี้บรรดาสมาชิกลูกเรือแต่ละคนล้วนเห็นความสำคัญในหน้าที่บทบาทของตัวเอง รู้จักและเข้าใจเพื่อนคนอื่น ตระหนักดีว่ามีภารกิจอะไรต้องลงมือ ร่วมแรงกันพายเรือเป็นจังหวะเดียว คนให้จังหวะสัญญาณก็ทำหน้าที่ไม่ขาดตกบกพร่อง แต่ทำไมเรือลำนี้พายไปเรื่อยๆ ไม่ถึงเส้นชัย หรือไปถึงฝั่งไหนสักที แม้จะรักใคร่กลมเกลียวกันดี แต่ทุกคนก็เหน็ดเหนื่อยเมื่อยล้า สภาพอย่างนี้คงเป็นทีมกันไปได้ไม่นาน

เราจึงมีขั้นสุดท้ายของบันไดสู่การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ นั่นคือวิสัยทัศน์ (Vision) ร่วมกัน เป็นเหมือนหลักชัยที่มีความชื่นชมยินดี เป็นรางวัลแก่ความมุ่งมั่นของทีม เทียบได้กับฝั่งผืนแผ่นดินที่อุดมสมบูรณ์และทุกคนบนเรือใฝ่ฝันถึง สัปดาห์หน้าเราจะมาคุยกันครับว่าจะพากันขึ้นสู่บันไดขั้นสุดท้ายนี้ได้ยังไง :-)